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PCT: le risposte del Ministero della Giustizia |
Adempimenti di cancelleria conseguenti all'entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. 179/2012 e 90/2014. Testo consolidato aggiornato al 27 ottobre 201428 ottobre 2014 Gli uffici giudiziari hanno formulato quesiti d'interesse generale in tema di processo civile telematico. Perciò, si è adottata una nuova circolare che integra quella del 27 giugno 2014 e che tiene conto anche del lavoro degli ultimi mesi del tavolo tecnico permanente in materia di Processo civile telematico. Qui è pubblicata la versione consolidata dei testi delle due circolari, in modo che, attraverso un’unica consultazione, sia possibile avere conoscenza di tutte le indicazioni della Direzione generale della giustizia civile.
Ministero della Giustizia Al Sig. Presidente della Corte Suprema di Cassazione Oggetto: adempimenti di cancelleria conseguenti all' entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. n.179/2012 e del d.l. n. 90/2014. Testo consolidato aggiornato al 27 ottobre 2014. Sommario
1. Premessa e ricognizione delle novità normative L'art. 16 bis, comma 1, d.l. 179/12, convertito in legge n. 221/2012, prevede che dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite (che per comodità e chiarezza verranno da qui in avanti definiti semplicemente “atti endoprocessuali”) ha luogo esclusivamente con modalità telematiche. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria (Consulenti tecnici, custodi ecc.). A seguito delle ultime modifiche normative si determina, quindi, la seguente situazione:
In definitiva, le cancellerie, dal 30 giugno 2014, avranno cura di accettare qualsiasi atto endoprocessuale depositato in via telematica. L’entrata in vigore di tale modalità di deposito costituisce tappa fondamentale verso un processo civile integralmente telematico ma non costituisce, di per sé, entrata in vigore del c.d. Processo Civile Telematico (PCT) e non ne completa il percorso. Si ritiene che l’entrata in vigore delle norme di cui all’art. 16 bis d.l. cit. non innovi in alcun modo la disciplina previgente in ordine alla necessità di un provvedimento ministeriale per l’abilitazione alla ricezione degli atti introduttivi e di costituzione in giudizio. Dunque, nei tribunali già abilitati a ricevere tali atti processuali ai sensi dell’art. 35 DM 44/11, continuerà a costituire facoltà (e non obbligo) delle parti, quella di inviare anche gli atti introduttivi o di costituzione in giudizio mediante deposito telematico. Laddove, invece, tale abilitazione non sussista, essa dovrà essere richiesta. Nelle ipotesi in cui le parti procedano al deposito telematico dell’atto introduttivo o di costituzione in giudizio in assenza della predetta abilitazione, la valutazione circa la legittimità di tali depositi, involgendo profili prettamente processuali, sarà di esclusiva competenza del giudice. Di conseguenza non spetta al cancelliere la possibilità di rifiutare il deposito degli atti introduttivi (e/o di costituzione in giudizio) inviati dalle parti, anche presso quelle sedi che non abbiano ottenuto l’abilitazione ex art. 35 D.M. n.44/11. 2. Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo. Anche una volta divenuta efficace la disposizione di cui al citato art. 16 bis, può sorgere la necessità per la cancelleria di formare e custodire i fascicoli cartacei secondo le modalità previste dalle vigenti norme di legge e di regolamento. Ciò vale anche per i fascicoli iscritti a ruolo dopo il 30 giugno 2014, posto che, in linea generale, permarrà per le parti l’obbligo di depositare gli atti di costituzione in giudizio e i documenti ad essi allegati in formato cartaceo. Così come rimarrà, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisizione di una copia informatica, di cui si dirà infra. Ci si riferisce, in particolare, all’ipotesi di cui all’art. 16 bis, comma 9, d.l. n.179/12, a mente del quale il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Va sottolineato, comunque, che, trattandosi, secondo la dizione di legge, di deposito di “copia cartacea di singoli atti e documenti”, esso presuppone il previo deposito mediante invio telematico dell’originale informatico. Si può portare, poi, a titolo di esempio, la necessità di produrre l’originale cartaceo del documento la cui sottoscrizione autografa sia stata oggetto di disconoscimento. In tal caso, fermo restando, per la parte già costituita a mezzo di un difensore, l’obbligo di invio telematico, laddove il giudice dovesse dar corso al subprocedimento di verificazione, la parte verrebbe verosimilmente onerata dallo stesso giudice di produrre l’originale cartaceo. Tale originale cartaceo, depositato in cancelleria, andrebbe necessariamente custodito nel fascicolo precedentemente formato. Simili ipotesi si verificherebbero nell’ipotesi di disconoscimento della conformità all’originale della copia di un documento, ovvero di proposizione di querela di falso sullo stesso. Si vedrà, nel prosieguo, anche l’ipotesi del verbale di conciliazione. L’elencazione appena fatta non è, ovviamente, esaustiva degli atti e documenti che potrebbero necessitare di deposito cartaceo. 3. Copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio. L’art. 111 disp. att. c.p.c., dispone che “il cancelliere non deve consentire che s'inseriscano nei fascicoli di parte comparse che non risultano comunicate alle altre parti e di cui non gli sono contemporaneamente consegnate le copie in carta libera per il fascicolo d'ufficio e per gli altri componenti il collegio”. Tale disposizione, pur rimanendo in vigore anche all’esito delle più recenti novità normative, presuppone un deposito in forma cartacea, eseguito materialmente presso la Cancelleria di un ufficio giudiziario. Se però, per obbligo normativo o per scelta normativamente consentita, la parte opera il deposito tramite invio telematico, la norma di cui al richiamato art. 111 disp. att. c.p.c. risulta inapplicabile, posto che, nel momento stesso in cui l’atto inviato telematicamente viene accettato dal cancelliere, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico ed è visibile a tutte le altre parti oltre che al giudice. Tali soggetti, in questo modo, possono usufruire di un duplicato informatico ai sensi dell’ art. 1, comma 1, lett. i-quinquies del Codice dell’Amministrazione Digitale, che sembra, a questa Amministrazione, soddisfare l’esigenza sottesa all’art.111 disp. att. c.p.c., di mettere a disposizione dei soggetti coinvolti nel processo gli atti depositati da tutte le parti. Le Cancellerie saranno tenute, dunque, ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea. 4. Copie informali. Diversa dalla copia depositata per ordine del giudice ai sensi dell’art. 16 bis, comma 9, d.l. n. 179/2012, è la copia cartacea informale dell’atto o documento depositati telematicamente. Laddove se ne ravvisi la necessità, quindi, potrà essere individuata, presso i singoli uffici, una modalità per mettere a disposizione dei magistrati la copia cartacea di atti e documenti già depositati mediante invio telematico. Laddove, tuttavia, gli atti e documenti così messi a disposizione del magistrato vengano materialmente inseriti nel fascicolo cartaceo, il Cancelliere non dovrà apporvi il timbro di deposito o altro equivalente, onde non ingenerare confusione. Si raccomanda, sul punto, agli uffici di cancelleria la massima collaborazione. 5. Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie. Dall’esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l'esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L'urgenza di provvedere a tale incombente è massima, poiché solo con l'accettazione del deposito da parte del cancelliere l'atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice. Laddove, poi, i termini per il deposito di atti siano scaglionati (per disposizione o per scelta del giudice), in maniera tale che alla scadenza di un primo termine si ricolleghi la decorrenza del secondo (è il caso dei termini di cui agli artt. 183 e 190 cpc) é evidente come il ritardo nell'accettazione del deposito eseguito nel primo termine comporti un'automatica decurtazione del secondo termine, a detrimento dei diritti di difesa (ferma restando la salvezza del termine per la parte che abbia visto generata la ricevuta di avvenuta consegna prima della scadenza). É, dunque, assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della Cancelleria. Si ritiene, pertanto, consigliabile che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all’invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. 6. Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica L’art. 51, comma 2, D.l. n.90/2014 aggiunge, al termine dell’art. 16 bis, comma 7, d.l. n.179/12, un periodo volto a rimuovere l’incertezza interpretativa creatasi in merito al giorno in cui doveva ritenersi perfezionato l’invio telematico alla cancelleria di un atto o documento, nell’ipotesi di generazione della ricevuta di avvenuta consegna oltre le ore 14. A seguito della modifica in esame, è definitivamente chiarito che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”. La norma in esame aggiunge, inoltre, che “si applicano le disposizioni di cui all’art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”. In tal modo si chiarisce che si applica anche all’ipotesi di deposito telematico la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato. Può rammentarsi, poi, che, alla stregua dell’interpretazione della giurisrprudenza di legittimità (Crf. Cass., Ord. N.182/2011, Sent. n. 11163/2008), in ipotesi di termini “a ritroso” (come ad esempio quello di costituzione del convenuto), laddove il termine stesso cada nelle giornate di sabato o domenica, il deposito, per essere tempestivo, dovrà essere operato nella giornata precedente il sabato o comunque il giorno festivo in cui il termine verrebbe a scadere. Si rammenta, altresì, che, ai sensi dell’art. 16 bis comma 7 d.l. n. 179/12, come modificato dall’art. 51, comma 2, d.l. n.90/2014, laddove il messaggio di PEC inviato dalla parte al fine di operare il deposito superi la dimensione massima stabilita dalle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere tempestivamente eseguito mediante l’invio di più messaggi di posta elettronica certificata, compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Ne consegue che le cancellerie potranno trovarsi nella condizione di dover accettare più buste, relative a quello che, sotto il profilo giuridico, costituisce un unico deposito di atti o documenti. 7. Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico L'art. 14 del provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile DGSIA (Specifiche tecniche di cui all’art. 34 DM 44/2011) prevede che, all'esito della trasmissione ad un ufficio giudiziario di un atto o documento processuale, il gestore dei servizi telematici esegua automaticamente taluni controlli formali sulla c.d. Busta ricevuta dal sistema. Le possibili anomalie riscontrabili sono riconducibili a tre categorie : WARN, ERROR e FATAL. Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all'anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete. 8. Deposito esclusivamente telematico degli atti del giudice nell’ambito della procedura monitoria Ai sensi del comma 4 dell’art. 16 bis D.l. n.179/12,, le cancellerie, limitatamente al procedimento di cui libro IV, titolo I, capo I, non dovranno nemmeno ricevere il deposito dei provvedimenti predisposti e inviati dal magistrato in modalità diverse da quelle telematiche di cui all'art.16 bis. I provvedimenti adottati dal giudice in sede monitoria, dunque (provvedimenti di “sospensione” o rigetto cui all’art. 640 c.p.c., decreti ingiuntivi ex art. 641 c.p.c.), potranno essere depositati esclusivamente mediante invio telematico. Si invitano i capi degli Uffici a valutare la possibilità di sollecitare i magistrati alla piena osservanza delle disposizioni in questione. 9. Deposito di atti processuali delle parti non costituite a mezzo di difensore Viceversa, allo stato attuale della normativa, non saranno tenute al deposito mediante invio telematico le parti non costituite a mezzo di difensore. In particolare si segnala che, ai sensi dell’art. 16 bis comma 1, ultimo periodo, d.l. 179/12, aggiunto dall’art. 44, comma 2, D.l. 90/2014, “per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente”. 10. Comunicazione integrale dei provvedimenti del giudice Nelle ipotesi in cui il giudice depositi un provvedimento su supporto cartaceo, è necessario che la cancelleria ne acquisisca copia informatica al fine di adempiere all’obbligo di cui all’art. 45 disp. att. C.p.c., come modificato dall’art. 16 d.l. 179/12. La norma richiamata, infatti, così dispone: 11. Accesso al fascicolo informatico delle parti non costituite Poiché dal 30 giugno prossimo gli atti e i documenti del procedimento monitorio dovranno essere depositati in forma esclusivamente telematica, e, comunque, sarà consentito il deposito telematico anche dell’atto introduttivo, va garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensore della parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione. Le cancellerie dovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l’esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informatico deve ritenersi gratuita, mentre per l’estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole generali. 12. Atti processuali a firma multipla con particolare riferimento al verbale d’udienza e al caso del verbale di conciliazione L’art. 45, comma 1, lett. a), d.l. n. 90/2014 opera una modifica dell’art. 126 c.p.c., eliminando la necessità della sottoscrizione del verbale d’udienza da parte dei soggetti intervenuti, prescrivendo che del verbale stesso sia data lettura in udienza, ad opera del cancelliere. La lettera c) dello stesso comma, poi, sopprime, all’art. 207, secondo comma, c.p.c., le parole “che le sottoscrive”. In tal modo viene superato il problema di consentire ai soggetti intervenuti, e, in particolare, ai testimoni e alle parti presenti in udienza, che abbiano reso l’interrogatorio, di sottoscrivere il verbale, posto che, come noto, la ‘Consolle’ del magistrato, allo stato attuale, permette la sottoscrizione di atti solo da parte del giudice. 13. Iscrizione di professionisti al REGINDE Come già segnalato con circolare del 24 gennaio 2014 prot. 1631.U DOG, dal 30 giugno prossimo, sempre ai sensi dell'art 16 bis dl 179/2012 anche i professionisti nominati dal giudice dovranno depositare i propri atti esclusivamente con modalità telematiche. Ad oggi, tuttavia, una vasta platea di professionisti non è censita sul registro generale degli indirizzi elettronici di cui al dm 44/11. 14. Pagamento del Contributo Unificato con marca da bollo. Modalità alternative di pagamento (Testo aggiunto il 27.10.2014) A seguito dell’entrata in vigore delle disposizioni in tema di esclusività del deposito telematico nei procedimenti di cui al libro IV, titolo I, capo I del Codice di Procedura Civile, si è evidenziata la problematica connessa alle modalità con le quali gli Uffici giudiziari devono provvedere all’annullamento delle marche da bollo utilizzate dalla parte che instaura un procedimento per l’assolvimento del Contributo Unificato. Come noto, l’art. 52 d.l. n.90/2014, convertito in legge n. 114/2014, ha introdotto il comma 9-bis dell’art.16 bis d.l. n.179/2012, attribuendo, al difensore, al consulente tecnico, al professionista delegato, al curatore ed al commissario giudiziale la facoltà di “estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti” contenuti nel fascicolo informatico, ed il potere di “attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico”. Come noto, il d.l. n.90/2014, convertito in legge n. 114/2014, ha stabilito una serie di adeguamenti del Contributo Unificato finalizzati alla copertura dei mancati introiti derivanti dall’introduzione del Processo Civile Telematico. Si sono registrate, presso diversi Uffici Giudiziari, le richieste, rivolte dai difensori alle Cancellerie, di apposizione della formula esecutiva (c.d. Comandiamo) su copie cartacee di provvedimenti giurisdizionali tratti dal fascicolo informatico, autenticate dal difensore avvalendosi della facoltà attribuitagli dall’art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n.179/2012, introdotto dall’art. 52 d.l. n. 90 n.2014, come convertito in legge. Roma, 28 ottobre 2014 IL DIRETTORE GENERALE
Testo del 2015-01-04 - Fonte: Procedura civile
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