Tecnopraticanti: come gestire le copie di backup delle email di lavoro

PREMESSE

Parliamo di criteri, non di soluzioni pratiche. Purtroppo non so ancora chi consigliare.

Probabilmente abbiamo tutti copie di backup di file, video, foto, atti, ma le email ?

Pensiamo di fare le copie facilmente delle fotografie, degli atti, tutto su un hard disk da tenere al sicuro e separatamente dal computer principale.

Me per le email ci pensiamo meno.

LA SOLUZIONE SEMPLICE

Io personalmente archivio le email importanti (password, contratti, richieste, autorizzazioni) in una email chiamata "email importanti". Questa me la porto dietro da anni e anni, copiandola come fotografie.

Infatti la singola email, che spesso vediamo come .eml, altro non e' che un file di testo comunissimo.

Dandole un nome personalizzato in fase di salvataggio le ritrovo facilmente con un qualsiasi programma per cercare i files su computer. Per windows uso search everything che mi manca sotto linux. Sotto mac la ricerca si fa direttamente in alto a destra.

LE SOLUZIONI EVOLUTE

Se l'email e' lavorativa, spesso sono tutte molto importanti.

Una volta si diffidava dall'inviare le email a terzi per il backup. Oggi e' normale, ed e' anche salutare.

E' sempre importante sapere chi terra' le email, se ci si puo' fidare, e se fornisce un servizio di backup a sua volta. Quindi strutture grandi e con tanto personale.

Sembrano avere queste caratteristiche provider esteri, piu' degli italiani, con il problema di depositare all'estero dei files che devono restare interni.

Quindi: tutto ancora da decidere.

BACKUP

La prima funzione e' quella di backup. Si vuole una copia di tutto e facile da ritrovare quando se ne abbia bisogno.

Il consiglio e' di usare un mail proxy. Un programma di posta, un server di posta, che raccoglie le email che inviamo e quelle che riceviamo, e poi le rimanda a noi quando le chiediamo.

In poche parole non ci collegheremo mai al server di posta che compriamo con i domini o presso i servizi gratuiti. Ci collegheremo al nostro proxy.

Il proxy permette di avere copia immediata delle email in uscita ed in entrata. Passa tutto da lui.

Averlo in house e' utile. A questo punto possiamo usare hmailserver per windows, open source, free, ma difficile da configurare per utenti non esperti.

Lo possiamo installare su una nostra macchina sempre accesa e fa lui le copie per noi.

CATALOGAZIONE

Non c'e' molto da dire: poco dopo avere avuto il backup si vuole la catalogazione.

Questa e' mestiere per pochi. E ci sono mille soluzioni.

Quali ?

E' un settore nuovo. Neanche io so suggerire qualcosa di affidabile.

Qualcuno di voi usa gia' un sistema simile ?