Tecnopraticanti: come gestire le copie di backup delle email di lavoro

^ PREMESSE

Parliamo di criteri, non di soluzioni pratiche. Purtroppo non so ancora chi consigliare.

Probabilmente abbiamo tutti copie di backup di file, video, foto, atti, ma le email ?

Pensiamo di fare le copie facilmente delle fotografie, degli atti, tutto su un hard disk da tenere al sicuro e separatamente dal computer principale.

Me per le email ci pensiamo meno.

^ LA SOLUZIONE SEMPLICE

Io personalmente archivio le email importanti (password, contratti, richieste, autorizzazioni) in una email chiamata "email importanti". Questa me la porto dietro da anni e anni, copiandola come fotografie.

Infatti la singola email, che spesso vediamo come .eml, altro non è che un file di testo comunissimo.

Dandole un nome personalizzato in fase di salvataggio le ritrovo facilmente con un qualsiasi programma per cercare i files su computer. Per windows uso search everything che mi manca sotto linux. Sotto mac la ricerca si fa direttamente in alto a destra.

^ LE SOLUZIONI EVOLUTE

Se l'email è lavorativa, spesso sono tutte molto importanti.

Una volta si diffidava dall'inviare le email a terzi per il backup. Oggi è normale, ed è anche salutare.

E' sempre importante sapere chi terrà le email, se ci si può fidare, e se fornisce un servizio di backup a sua volta. Quindi strutture grandi e con tanto personale.

Sembrano avere queste caratteristiche provider esteri, più degli italiani, con il problema di depositare all'estero dei files che devono restare interni.

Quindi: tutto ancora da decidere.

^ BACKUP

La prima funzione è quella di backup. Si vuole una copia di tutto e facile da ritrovare quando se ne abbia bisogno.

Il consiglio è di usare un mail proxy. Un programma di posta, un server di posta, che raccoglie le email che inviamo e quelle che riceviamo, e poi le rimanda a noi quando le chiediamo.

In poche parole non ci collegheremo mai al server di posta che compriamo con i domini o presso i servizi gratuiti. Ci collegheremo al nostro proxy.

Il proxy permette di avere copia immediata delle email in uscita ed in entrata. Passa tutto da lui.

Averlo in house è utile. A questo punto possiamo usare hmailserver per windows, open source, free, ma difficile da configurare per utenti non esperti.

Lo possiamo installare su una nostra macchina sempre accesa e fa lui le copie per noi.

^ CATALOGAZIONE

Non c'è molto da dire: poco dopo avere avuto il backup si vuole la catalogazione.

Questa è mestiere per pochi. E ci sono mille soluzioni.

Quali ?

E' un settore nuovo. Neanche io so suggerire qualcosa di affidabile.

Qualcuno di voi usa già un sistema simile ?