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Osservatorio sul diritto e telecomunicazioni informatiche, a cura del dott. V. Spataro dal 1999, documenti.

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Tecnopraticanti 21.01.2015    Pdf    Appunta    Letti    Post successivo  

Tecnopraticanti: Come usare WhatsApp sul lavoro

Alcune osserazioni utili nel gestire le comunicazioni negli studi professionali ma anche tra datori di lavoro e dipendenti.

 

Indice

  • LA INTERFACCIA
  • LE NOTIFICHE
  • SUL LAVORO
  • ANALISI DEL TEMPO D'USO
  • PIANIFICARE
  • ORGANIZZARE IL LAVORO E I CONTATTI
  • ALTERNATIVE
  • Fare formazione
  • Evernote
  • Telegram
  • Imessage
  • Per android
  • Mtalk,
  • Pidgin o Audium per mac
  • Oovoo
  • IN BREVE
E

Ebbene si': WhatsApp e' il fenomeno del 2014.

Se Facebook continua ad avere una importanza di gran lunga superiore ad ogni altro servizio sul web, compresa la ricerca di Google, forse secondo solo a YouTube, molti non vogliono Facebook.

Per costoro il mondo offerto da WhatsApp e' incredibilmente confortevole.

E scoprono il significato della parola "always online".

 

LA INTERFACCIA

L'interfaccia utente di WhatsApp e' pensata per tenere gli utenti legati all'applicazione in ogni momento.

Confendondosi con gli sms, che ha sostituito per la semplicita' e completezza della conversazinoe singola e di gruppo, le persone istintivamente vogliono leggere subito le novita' e rispondere subito.

Chi e' meno abituato a questi strumenti crede sia educazione rispondere subito.

In realta' l'uso di telefonate vocali ed sms e' per le comunicazioni urgenti, e riservate. L'uso di WhatsApp dovrebbe far pensare ad uno strumento come l'email, sia pure piu' veloce.

In poche parole, perche' quasi nessuno usa WhatsApp una o due volte al giorno, ma sempre, anche a pranzo ?

 

LE NOTIFICHE

Le notifiche sono quasi pazzescamente simpatiche. Ma levano tempo a chi vuole seguirle tutte. WhatsApp e' pensato per questo, e noi abbiamo dalla nostra solo l'autodifesa.

Per esempio su iphone ho disabilitato le notifiche dal centro notifiche. Risultato ? Ogni volta che lancio whatsapp mi chiede di attivare le notifiche, con una schermata quanto mai antipatica e scomoda da chiudere.

Su Android non ho lo stesso problema. La soluzione e' diversa: disabilitare le notifiche da impostazioni generali, applicazioni, notifiche sotto il nome di whatsapp. Ma soprattutto all'interno di whatsapp aprire il menu' e cambiare le numerose suonerie predisposte, mettendo come suono "silenzioso".

Ovviamente ho tolto anche la vibrazione, quel fenomeno di notifica che rende lo sguardo di tante persone assenti perche' notano che il telefono vibra e si sentono in dovere di vedere cosa c'e' di nuovo subito, preferibilmente in mezzo ad un incrocio milanese dove la fretta delle auto ha precedenza sul rispetto dell'umanita' che si sposta a velocita' normale.

 

SUL LAVORO

Ho parlato tanto in questi mesi con datori di lavoro e dipendenti, separatamente.

Ho visto varie soluzioni, ma molti condividono che il telefonino non deve entrare sul luogo di lavoro. Se entra, deve restare totalmente spento. Meglio comunque ritirarlo.

Cio' non toglie che le discussioni di lavoro si spostano dopo il lavoro. Ecco nascere gruppi spontanei dei dipendenti, o talvolta anche del datore con i dipendenti.

Il problema e' interrompere una conversazione che a volte diventa banale e non lavorativa, i pettegolezzi, per intenderci, che dipende dalla inesperienza nel moderare del datore di lavoro.

Ecco che invece di lunghe policy, i datori ritirano i cellulari, vedendo quante ore si perdono.

 

ANALISI DEL TEMPO D'USO

Su Android e Iphone ci sono strumenti legati all'uso di internet e al consumo della batteria. Ne parleremo ampiamente altrove, di solito sono sotto impostazioni generali - telefonino - info - consumi - batteria.

A volte vediamo il consumo a tempo, di byte trasferiti e di batteria. In ogni caso il tempo passato e' enorme.

Esistono programmi specifici per monitorare la perdita di tempo.

Per i piu' naif (come me) e' semplice invece partire da una diversa pianificazione del tempo.

"it's whatsapp time". o "it's twitter time", o "facebook time". in certi momenti della giornata sufficientemente canonici e rispettati. Questo mi aiuta a concentrarmi sul fare, non solo sul sapere cose che, tutto sommato, mi interessano marginalmente per il lavoro.

 

PIANIFICARE

Quindi e' sempre piu' importante pianificare l'uso e l'uso delle notifiche.

Per esempio avere un canale, un gruppo, WhatsApp tra avvocati dello stesso studio quando si allontanano dallo studio PER LAVORO (in tribunale, dai clienti, ad eventi) puo' essere utile per condividere documenti e informazioni utili.

Resta sempre l'sms, tuttavia, ricordiamolo. Quindi le urgenze dovrebbe restare sugli sms, per non abituarsi ad avere sempre WhatsApp aperto in udienza.

 

ORGANIZZARE IL LAVORO E I CONTATTI

Nell'analisi di come gli avvocati in america usano il software e' emerso un trend universale: gli avvocati adattano il software esistente alle proprie necessita', cercando di evitare soluzioni dedicate per fare le stesse cose che un software generico puo' offrire.

Questo porta ad usare tool per la comunicazione personale anche per lavoro, con il noto problema di comunicare anche nei tempi e orari non lavorativi.

Non e' un male, intendiamoci.

Manca tuttavia esperienza e policy per condividere il lavoro.

 

ALTERNATIVE

Le alternative  sono indispensabili per separare attivita' personale da quella lavorativa. I gruppi di lavoro piccoli possono usare queste soluzioni. Mi trovo spesso a fare formazione per l'uso sul lavoro di questi strumenti apparentemente "secondari".

Di recente ho riscoperto evernote, che ancora non riesce a convincermi del tutto. Ha ottime funzioni per prendere appunti personali, ma a volte trovo difficile elaborare i dati raccolti.

Una nuova funzionalita' e' tuttavia la chat. Permette di avere gruppi di lavoro con i quali parlare, senza andare a leggere le email, e condividendo documenti e testi scritti negli spazi privati di evernote.

Una delle doti di evernote e' di essere presente su ogni piattaforma. Questo lo rende piu' interessante.

Anche Telegram, veramente ottimo come funzionalita', ma non utilizzato dalla massa. Forse per questo e' piu' appetibile per piccoli gruppi di discussione, che si devono organizzare. Telegram inoltre funziona anche da desktop, a differenza di WhatsApp.

Imessage per mac e ios e' usato da chi usa la Mela. Funziona anche sui computer osx, con un programma apposito.

Per android ho visto i telefoni di Samsung offrire una chat per i clienti di samsung. Non ho visto la stessa chat offerta su LG per esempio. Anzi, Samsung ha varie funzioni sulla telefonia per usare una telefonia solo voip, senza alcun collegamento con il gestore telefonico. Interessante l'approccio.

Per gli amanti dell'italiano segnalo Mtalk, il vecchio messagenet. Ancora ottimo, straordinario, performante, offre chat testuale e telefonate vocali con un numero di telefono. Funzione su ios, android e tutti i desktop usando programmi che sono sempre piu' difficili da trovare e di vecchia generazione, difficili da configurare. Ma funzionano anche su desktop. E' il vecchio SIP,

Una curiosita': WhatsApp funziona sulla base di xmpp come Facebook e ogni chat al mondo che si rispetti. Peccato che siano versioni modificate, a volte per non essere usate nemmeno da facebook.

A proposito: usando Pidgin o Audium per mac potete usare la messaggeria di facebook come strumento di comunicazione diretta e veloce dal vostro pc. Vi scrivono da Facebook ? Rispondete al volo, senza nemmeno avere facebook aperto.

Skype ? E' ancora usato. Pervicacemente alcuni non lo mollano. Tanto vale per tenerlo ancora a disposizione e funzionante, magari su cellulare invece che su desktop. Ricordate che tramite wifi funziona, in movimento diventa invece meno affidabile. Oovoo, invece, resta come seconda scelta, pur avendo prestazioni superiori di Skype. Il canone opzionale annuo e' di 29 euro per chiamate video registrate. Ottimo per i podcast e le interviste.

 

IN BREVE

Per dirla breve, il mainstream diffuso e' finito. E' tutto su Facebook.

Per il resto c'e' la messaggeria personale o di gruppo.

 

21.01.2015 Spataro
Fonte:




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