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Tecnopraticanti 23.10.2014    Pdf    Appunta    Letti    Post successivo  

Tecnopraticanti: comunicazioni di lavoro oltre l'email e la PEC

Oltre skype. Oltre facebook. Tutto. Ma con semplicita'

 

Indice

  • Quanti strumenti ?
  • Telefono
  • Email e pec
  • Messaggeria istantanea
  • Avete bisogno di altro ?
  • E la crittografia ?
  • Per il backup ?
  • Ma il telefono cellulare ?
  • Bastano solo due programmi ?
  • Sceglierli
  • Cos'e' Tecnopraticanti ?
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Tecnopraticanti: comunicazioni di lavoro oltre l'email

Un tema assolutamente sconosciuto e' quello della gestione delle comunicazioni di lavoro.

Non e' raro vedere persone a pranzo mandare una email, un tweet o aggiornare lo status tra un'insalata e il caffe'.

"Aspetto un messaggio importante" e' spesso la risposta.

No. Non e' mai abbastanza importante per finire anticipatamente i 30 minuti di pausa pranzo.

Vediamola cosi': vi hanno pagato per gestire l'urgenza ? No ? Ecco. Appunto.

Tutto pero' dipende da una disabitudine: quella di progettare l'uso degli strumenti online.

Il problema e' grave, perche' sono i geek a usarli meglio, e gli altri credono di fare come loro.

Oggi chattavo con un esperto via skype. Tiene Skype spento. Ma al momento delle risposte su mette online con ... skype ? No. IM+ Perche' e' utile saperlo ?

Perche' ci sono programmi che vi salveranno la vita, se volete gestire il vostro tempo meglio.

Ci siete ? Iniziamo

Quanti strumenti ?

Troppi.

Telefono fisso, cellulare, email, pct, pec, facebook, twitter ... ? Altro ?

Si'. fax. C'e' anche il fax, le raccomandate online, il pony ...

La prima riflessione e' che siamo nomadi digitali. Dobbiamo rispondere ovunque.

Questo deve spaventare: se vogliamo stare dietro a tutti questi canali, abbiamo bisogno di una decina di applicazioni.

Invece no. Riduciamo e mettiamo ordine.

Telefono

Il telefono e' fisso. E se non c'e' nessuno ? Potete avviare l'inoltro automatico sul cellulare, senza dover dare il vostro cellulare. Ma in orario di casa (non orario di ufficio) non risponderete. Un autorisponditore puo' dire di lasciare un messaggio via email o sul vostro sito.

Il telefono fisso non e' piu' fisso. Puo' essere voip. Fate attenzione alla banda: nel mio ufficio il voip sul wifi non e' ottimo, probabilmente dovrei avere una comunicazione tramite wifi piu' veloce.

Ma un voip vi permette di portarvi (e spegnere) il telefono dove e quando vi serve.

Non solo: quando spento puo' registrare il messaggio e mandarvelo per posta.

Spesso al voip e' associato un servizio di fax, per riceverli e mandarli via email.

La prima considerazione quindi e' quella di unire il voip alla vostra email

Email e pec

Potete usare tantissime email. Il segreto e' leggerne una sola e configurare le altre per inoltrarvi automaticamente i nuovi contenuti.

Funziona anche con la pec. Inoltro automatico. Voi leggete la vostra posta come sempre, unico account. Poi tutte le altre caselle le scaricate dal pc in studio, per esempio, che saranno un ottimo backup naturale.

Se poi configuriamo il voip e il fax con la nostra email, abbiamo gia' tutto su una unica email senza perdere tempo a passare tra programmi diversi.

Messaggeria istantanea

Skype ? No. Facebook.

Tutti sono su facebook e mandano messaggi diretti. Per leggerli bisogna andare su facebook ? No.

Il protocollo e' uno di quelli che i "vecchi" come me (col cavolo !) e' l'xmpp. Praticamente universale.

Usate programmi come pidgin o adium (per osx) per collegarvi a facebook e ricevere sul vostro pc i messaggi in diretta. Su ios e android c'e' IM+. Perfetto.

Si presenta come skype, ma (di solito) non si usa per parlare. Raccoglie ogni messaggeria istantanea, compatibile o meno xmpp.

Con questo sostituite anche skype. Perche' da quando skype ha un account live di microsoft, voi potete accedere alle chat di skype come un account microsoft live, che vi dovrete fare e associare (procedura pallosa, ma ne vale la pena).

Quindi per tutta la vostra messaggeria istantanea avete un unico punto di riferimento: pidgin.

Pidgin per parlare subito; email per comunicazioni asincrone; telefono o skype per la voce.

Avete bisogno di altro ?

No.

L'unica accortezza e' usare una email per lavoro, una per i messaggi privati, una per le emergenze con un altro operatore.

Non usate gmail o altri operatori all'estero: vi leggeranno le email. Chiaro ?

Siete professionisti. La riservatezza e' d'obbligo. Vale anche per dropbox.

E la crittografia ?

Questa ci vorrebbe. Per thunderbird c'e' un plugin dedicato, ma non la usa nessuno. Peccato, perche' tra clienti andrebbe fatto.

Almeno non usate provider come Google si memorizzano tutti i messaggi. Comodo per voi ritrovare tutto, ma anche per loro.

Per il backup ?

Io tengo copia delle email a lungo, ma non per sempre.

Quelle che mi voglio tenere "per sempre" le memorizzo singolarmente in una apposita cartella che mi segue negli anni, su un apposito hard disk collegato su tutti i nuovi pc che compro, internamente. E copia di backup su hd.

Il consiglio e' pero' di mettere le email delle pratiche in apposite cartelle, secondo l'ordine alfabetico, indicando il nome del file preceduto dalla data per non perdere accidentalmente la data di creazione.

Ma il telefono cellulare ?

E' vostro. Nessuno deve averlo.

Vi arriveranno le chiamate dal fisso, se non ci siete. Stop. Altrimenti ve le gira un operatore, magari di quelli di segreteria virtuale che a costi banali fanno ottimi lavori se si sfruttano pesantemente e non timidamente.

 

Bastano solo due programmi ?

Certo. Il telefono l'avete sempre.

L'email per le comunicazioni asincrone.

La messaggeria istantanea per botta e risposta rapidi.

Piuttosto e' importante organizzare appuntamenti e incontri con un unico strumento. Vedremo in un altro incontro stile "tecnopraticanti" come fare :)

Se volete sapere nel concreto come configurare i programmi, sceglierli, usarli, conoscerne le funzioni meno comuni, richiedete un incontro tramite I LIVE di IUSONDEMAND organizzandovi in un gruppo non piu' grande di 8 persone. All'occorrenza, anche in sede a Milano presso i nostri uffici

dott. Spataro


 

Cos'e' Tecnopraticanti ?

E' una sezione dedicati ai giovani che vogliono imparare ad usare il computer meglio, e presentarsi gia' pronti quando andranno a lavorare negli studi professionali di altri, o il proprio.

Per organizzare esercitazioni LIVE a Milano o via internet contatte IusOnDemand al link www.iusondemand.com/live

 

 

 

23.10.2014 Spataro
Fonte: spataro




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