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Osservatorio sul diritto e telecomunicazioni informatiche, a cura del dott. V. Spataro dal 1999, documenti.

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Documenti 19.03.2014    Pdf    Appunta    Letti    Post successivo  

Cometdocs: gestione e ocr di documenti semplice ed efficace

Cos'e' un online document manager ?

 

Indice

  • COME FUNZIONA
  • FEATURES
  • UN PROVA SU STRADA
  • QUANDO SERVE ?
  • L'OCR
  • PREZZI
  • CONCLUSIONE
F

Fino a pochi anni fa tutti cercavamo programmi per vedere pdf.

Acrobat ce l'ha offerto per anni, poi abbiamo scoperto altri tool per editarli, annotarli, crearli. Uno di questi e' foxit reader che da qualche tempo permette anche di creare pdf creando una stampante virtuale su pdf. Da qualsiasi programma possiamo stampare su carta o su file pdf.

Nel web circolano migliaia di files in pdf. Alcuni molto interessanti. Li vorremmo memorizzare.

Cometdocs mi ha contattato qualche giorno fa proponendomi di fare una recensione del loro prodotti.

Ho provato subito, curioso come sono. Ho fatto qualche giro e ho provato il loro strumento di conversioni.

Ed e' dopo questa prova che ho deciso di scrivere una recensione. Sinceramente non so ancora quale vantaggio mi portera' il link sotto indicato (non soldi, questo e' sicuro), ma mi sembrava doveroso il disclaimer iniziale.

 

COME FUNZIONA

Prima di tutto e' in inglese, ma basta conoscere poche parole.

Passiamo alla prova.

Senza impazzire entro con facilita' usando Facebook, ma supportano anche google e live di microsoft. Una rarita'.

Come sapete adoro usare facebook, il login e' molto rapido. Le societa' serie poi non fanno analisi diverse da quelle che potremmo temere. Da programmatore so che non e' con il login che le societa' prendono dati nostri.

Quindi clicco su facebook, autorizzo, e mi trovo dentro il loro pannello, che vedete nell'immagine linkata che ripeto qui.

Non so voi, ma il primo impatto e' una quantita' di opzioni semplici. Una rarita'.

L'idea e' semplice: si carica sul servizio il proprio file, poi lo si seleziona e gli si fa fare le operazioni che ci interessano.

Da non dimenticare: per Windows c'e' una apposita utility che permette di non stare solo sul sito.

 

FEATURES

Quali sono le funzionalita' offerte ?

Possiamo creare cartelle nel nostro spazio online. E' un vero servizio di repository, di deposito documenti online.

Possiamo quindi organizzare i nostri pdf e permetterne lo scaricamento.

La terza funzione e' quella di editare i metadati: praticamente etichette e descrizioni libere dei testi caricati.

Dopodiche' conversioni, anteprime, condivisione e ... revisioni.

 

UN PROVA SU STRADA

Carichiamo un file di testo. Resta al centro, ma dobbiamo spostarlo, trascinandolo, tra i files che vogliamo tenere archiviati nel nostro store, nel nostro contenitore.

Per poterlo vedere verra' convertito in pdf automaticamente. Quindi lavora su pdf solamente.

Tutti i files inviati sono di default privati. Se clicchiamo su SHARE potremo condividerli con alcuni o in pubblico, categorizzandoli.

L'opzione TRANSFER permette di inviare il file a decine di email, con un messaggio di commento.

L'opzione HOST permette di pubblicare il file sui social network, in pubblico.

La ricerca in alto e' velocissima e supporta parte di nome del file, o anche i metadati che abbiamo scelot.

 

QUANDO SERVE ?

Diciamo che e' uno strumento evoluto per gestire pdf pubblici da distribuire in giro.

Se siamo un gruppo di persone che lavorano ad eventi, possiamo caricare i files, verificarli, e infine farla girare via email o social network, con una piattaforma che tiene traccia di tutti i pdf.

Per singoli files si potrebbe fare tutto a mano, ma se si organizzano tanti eventi, si distribuiscono tanti pdf e si vogliono seguire le diverse versioni, e' una piattaforma che tiene ordinato tutto.

Puo' essere anche usato diversamente.

Potete caricare tutti files pdf che avete e volete tenere catalogati, e convertirli con facilita' (abbonamento premium).

Avrete quindi tutti i files pdf che trovate online, su una piattaforma, catalogati, e convertiti. Altri (magari dello studio) potranno arricchire questa collezione. Molto interessante.

 

L'OCR

Come funziona ? Non ho parole. Ottimo. Il file di testo cerca persino di salvare gli spazi.

Solo per questo l'opzione premium vale i suoi soldi.

Ricordate: le conversioni da txt a pdf sono disponibili, ma limitate, nell'account base. Sempre nell'account base la conversione ocr non e' disponibile. L'account premium non ha questo limiti. Lo vedete nella tabella comparativa sotto indicata.

Vi e' un limite complessivo di 10 gb per gli utenti premium, ed un limite di traffico di 2gb al giorno. Questo forse e' un limite per la grande distribuzione di massa (al grande pubblico), per la quale e' necessario usare servizi come dropbox nella versione a pagamento o amazon s3.

 

PREZZI

L'abbonamento premium e' di 70 dollari per un anno (oppure 10 dollari al mese). Fate la conversione in euro e vedete che e' un prezzo ridicolmente basso.

Qui trovate la tabella comparativa.

 

 

CONCLUSIONE

Il solo ocr e' incredibilmente utile. La categorizzazione online dei pdf veramente interessante.

Secondo me e' l'ideale per gruppi di avvocati che si documentano e si scambiano i files piu' interessanti.

Il costo irrisorio lo rende interessante per entrambi i compiti.

Anche coloro che vogliono con semplicita' gestire la comunicazione di eventi, brochure, ne avranno vantaggio, invece di farsi realizzare un servizio dedicato.

Ma, rispetto a dropbox ?

Dropbox non ha l'ocr. Il resto la fa bene anche dropbox, con una logica diversa.

Quindi vedo i due sistemi come integrati. Se avete dropbox potete fare condivisione dei files, ma senza l'ocr. Se averete cometdocs potrete fare condivisione, catalogazione e ocr con un solo prodotto, ma con un minore spazio e minore banda.

Quindi Cometdocs e' completo per piccolo realta', mentre per distribuzione di files pdf di notevoli dimensioni a centinaia di persone non bastera' nemmeno dropbox, ma servizi piu' sofisticati come quelli che usiamo noi a IusOnDemand.

Ma qui e con dropbox non avete l'ocr. Ocr che, ripeto, e' eccezionalmente efficace.

Complimenti.

 

PS: Il sistema e' aperto. Guardate come lo usano con altre cloud.

 

 

 

19.03.2014 Spataro
Fonte: Cometdocs




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