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Osservatorio sul diritto e telecomunicazioni informatiche, a cura del dott. V. Spataro dal 1999, documenti.

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Avvocati 25.05.2007    Pdf    Appunta    Letti    Post successivo  

Software per l'ufficio: inviare un fax dal pc o da gestirli su internet on line ? Una guida dettagliata

Abbiamo parlato con un professionista che non esita a investire nel web.

Una breve gudia con una presentazione on line.
Spataro

 

Indice generato dai software di IusOnDemand
su studi di legal design e analisi testuali e statistiche

E

E' un caso comune: tradito nella fiducia dell'ISDN da Telecom, il professionista decide di mandare in pensione la linea che ormai non e' nemmeno superiore ai telefonini.

Il professionista, come spesso accade, ha anche uno smartphone windows mobile (htc) per lo scambio e sincronia con outlook, gioia e dolore di molti.

Arrivato al nodo fax ci si chiede che fare. Noi, dal canto nostro, troviamo ancora numerose ricerche di software per gestire i fax internamente. Forse e' il caso di chiarire vantaggi e svantaggi gestendo il software con internet.

SOFTWARE o ASP ?

Per asp si intende un servizio gestito presso altri. Praticamente un software che e' sempre in funzione e in attesa di nostri comandi presso un fornitore esterno.


Il classico fax resta utile per i documenti scritti a mano e per le ricevute
Diamo per scontato che ognuno abbia gia' un proprio fax per ricevere e spedire: resterà sempre utile, per ricevere in casi di emergenza (quando non funziona l'altro) e per inviare sia documenti cartacei non scannerizzati, e per avere una ricevuta cartacea.

fax-by-robertbrook.jpgSono abitudini che trovo utili e che non debbano essere cambiate.

Pero' sempre piu' spesso si vuole ricevere il fax anche a mille miglia dallo studio, ed inviarne.


Un software interno consente l'archiviazione e consultazione dei fax ricevuti
Il software per gestire fax internamente, lasciando un pc sempre acceso insieme al suo modem, e' qualcosa che puo' servire grossi studi o studi che vogliano leggere qualsiasi fax anche da un server interno, oltre che nella forma cartacea.

Cercherei un software solo in questo caso. Io ho ancora un vecchissimo software della symantec per la gestione dei fax che e' velocissimo e completo. Per windows 98, funziona egregiamente anche dopo, sia pure ascoltando qualche suggerimento on line per alcune difficoltà.

Il fax tradizionale lo terremo per emergenza e per ogni ricevuta (oltre che per i documenti cartacei).

Resta il software asp. Vediamo i vantaggi.

ESTERNALIZZARE IL SERVIZIO FAX

Brutta parola, indica la possibilità di "comprare" un numero telefonico personale al quale potranno essere inviati fax.

I servizi disponibili on line consentono di ricevere via email i fax cosi' spediti, di solito in formato .TIF compresso, che garantisce la qualità della trasmissione.

Servizi piu' recenti aggiungono una notifica tramite sms della ricezione di documenti.

Vedremo insieme Messagenet, Popfax e Denali.

Questi servizi consentono anche di spedire, a partire da una email o da un file, in piu' o meno formati.

Quanto alla spedizione ho meno propensione: di solito un sms o una email sono sufficienti. Se ho bisogno qualche sicurezza in piu' sulla ricezione non mi resta che il fax interno, ma se devo informare un cliente o un consulente non mi preoccupo della ricevuta. L'email dallo smartphone e' piu' adeguata.

Pero' e' bene considerare la possibilità di mandare un .doc da uno smartphone o dal pc, puo' essere comodo per esempio per mantenere alta la qualità di trasmissione (Che si riduce passando da carta).

Guardiamo quindi i tre servizi.

Di tutti e' quello che uso da tempi immemorabili, credo perfino dal 1999 se non prima.

Non ha mai perso un colpo (anzi, un fax): se anzi i fax non arrivano, posso verificare i log sul web e ribadire che il fax spedito non e' mai arrivato per un errore di trasmissione, quindi andava rispedito. Insomma: non possono dire che ho perso un fax, ho traccia dell'errore durante l'invio.

Lo uso sin da quando era completamente gratuito. Oggi costa una inezia: 78 euro, di cui 18 per attivazione, 60 canone anticipato (del valore di 5 euro al mese).

Non notifica la ricezione del fax: semplicemente lo trovato nella vostra email con i dettagli del mittente.

Semplice, gratuito fino a 3 fax al mese. Dire imperdibile per motivi affettivi e affidabilità provata negli anni.

 

 

Bando ai campanilismi di questo servizio francese, con sito in decine di lingue (italiano compreso) e operatori che richiamano per dare tutte le informazioni del caso (in italiano).

Con 50 euro si ricevono e inviano fax per un anno.

L'invio di fax e' limitato nel numero delle pagine, ma basta sottoscrivere l'abbonamento superiore per inviarne di piu'.

Ora, secondo me, l'invio di un fax da pc (o da telefonino), e' comodo ed eccezionale: non sara' la differenza di costi di spedizione a farmi prediligere il servizio.

Il servizio di notifica via sms e' utilissimo: ricevuta la notifica si legge l'email dallo smartphone e' si puo' rispondere tempestivamente, se gia' non c'e' l'abitudine a leggere la posta due volte al giorno (non parlatemi di invio immediato di email: tengo molto a ritagliarmi i miei tempi per lavorare meglio).

L'ampia scelta di formati di file da inviare, le notifiche, i prezzi base contenuti sono il motivo che rende questo servizio di grande interesse, rendendo ingiustificato non averlo.

Non sappiamo niente dell'affidabilità negli anni, ma vale la pena provare lo stesso (considerando i costi contenuti ...)

 

Il servizio da loro offerto, interessante, sembra piu' pensato per l'invio di un fax a numerosi destinatari. Non si fa riferimento a notifiche di sms, costi di invio, anche se sono certo che contattandoli avranno anche questo che e' un meno di un invio ripetuto a tanti destinatari.

Interessanti invece i servizi sms di ricezione e invio che possono far decollare altri servizi, senza costi fissi improponibili.

 

^ CONCLUSIONE

Un avvocato che vuole uno studio moderno non puo' vivere senza fax che gli arrivi nell'email da leggere sullo smartphone. E' troppo comodo, e consente di evitare tanti patemi d'animo andando in vacanza.

C'e' da dire che leggere un fax su uno smartphone richiede pazienza. Personalmente uso un 9500 communicator il cui schermo e' incredibilmente grande e riposante, e gia' faccio fatica zoomare il tif, ma e' leggibile.

Cio' non toglie che leggere un fax ricevuto, ovunque ci si trovi, a qualsiasi orario, senza bisogno di segretaria, e' un qualcosa da non sottovalutare. Anche perche' gli internet point esistono anche per chi non ha uno smartphone.

 

foto cc licensed by robertbrook su flickr - http://flickr.com/photos/brook/

25.05.2007 Spataro



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