Le mailing list si distinguono dai newsgroups perchè le prime si servono dell'email e non di programmi specifici.
I newsgroups sono gestiti presso server, e sono accessibili tramite la gerarchia "NEWS:".
Le mailing list sono, tecnicamente, degli indirizzi a cui non corrisponde una persona, ma un robot. Il robot si incarica di spedire i messaggi che gli vengono inviati a tutti coloro che sono interessati all'argomento.
Si tratta in poche parole di un software che si occupa di rispedire a tutti gli interessati lo stesso messaggio di posta elettronica.
Possono essere moderate o meno, possono essere aperte al pubblico, o a categorie di persone, o chiusi, gestite in proprio o presso server di terzi.
Il vantaggio delle mailing list è che le persone, conoscendosi, in quanto facenti parte di un gruppo spontaneo più ristretto, si stimano e si rispettano di più di quanto avvenga nelle liste.
Si tratta di un numero quantificabile di iscritti, vincolati al rispetto della netiquette in forza di una consuetudine ormai affermata.
Il moderatore ha cogenti poteri di indirizzo delle discussioni, potendo arrivare fino all'espulsione degli iscritti che turbino il buon andamento delle discussioni.