Email aziendale

Il telefono nelle aziende va usato per finalità aziendali. Puo' essere concesso l'uso personale senza che interferisca nelle attività (e costi) aziendali.

Il principio e' chiaro, ma i giudici tendono a spostare l'asticella a favore del dipendente per evitare licenziamenti pretestuosi.

Non si e' riusciti ad affermare tali principi nel traffico internet e email. Al posto di spiegare ai dipendenti come conciliare attività personali, autorizzate se non influiscono negativamente sull'azienda, si e' preferito un approccio formale, fonte di contrasti.

Quindi ad oggi l'uso delle risorse aziendali per uso privato deve essere espressamente indicato con ampio dettaglio, soprattutto se l'email e' un indirizzo personale e non legato all'ufficio.

La chiusura praticamente istantanea di una email alla fine del rapporto di lavoro segue determinate regole per apprendere le ultime comunicazioni, di solito coinvolgendo il collega piu' anziano.

L'uso per finalità di tutela giudiziaria, civile o penale, deve essere pure "informata" grazie all'informativa.

In caso di malattia devono essere previste regole che non penalizzino il dipendente.

In Inghilterra, tempo fa, l'interpretazione ha gettato scompiglio nelle aziende. In Italia ci sono molti casi decisi che evidenziano tutta la complessità delle aziende per far usare le proprie risorse per le quali sono destinate.

Resta certo che ogni abuso del dipendente e' legittimamente sanzionato, rispettando alcune procedure a volte non intuitive.

Ricordo tempo fa una circolare ministeriale che ribadiva il semplice divieto per uso personale. Oggi sarebbe contraria al GDPR.

Si noti che le linee guida del Garante sull'uso delle email aziendali (e del cloud) vengono ancora applicate ma sono insufficienti alla luce dell'accountability prevista dal GDPR.

Significa autorizzazioni o designazioni scritte ai fini dell'accountability.

Si segnala che il tema viene sollevato spesso in contesti di abuso del dipendente al quale la dirigenza reagisce istintivamente.