Guida a come gestire la posta elettronica e migliaia di email senza impazzire

Prima di tutto ...

Salve, sono un lettore di posta.

Sono un navigatore del web, ma leggo anche la posta. Quanto ?

La domanda non e' banale. A giudicare i telefonini, i Blackberry, skype, gli istant messenger e gli account che ognuno di noi ha, c'e' proprio da impazzire: la posta andrebbe letta sempre e subito.

Primo consiglio: non leggere la posta sempre.

Siete collegati con il mondo, ma impariamo a tenere fuori il mondo dalla nostra vita. Insomma: dobbiamo mangiare, lavorare, pensare, ascoltare musica, non solo posta elettronica.

Ergo: leggete la posta due volte al giorno. Se avete bisogno di contatti urgenti createvi un account solo per quelli, e usatelo solo per le notifiche importantissime. Tutte le altre possono aspettare 3 ore per una risposta. E' importante per la vostra salute e per la qualità del vostro lavoro.

L'archivio

Oggi stavo guardando la mia casella della posta: 9000 email. Sto parlando di posta di 8 mesi circa. Ma attenzione: molte altre email vengono smistate in altre caselle, e non so quante ne ho esattamente, ma probabilmente 100.000.

Di recente le email sono diminuite, era ora.

Cancellare o tenere ?

Tutti consigliano di tenere in ordine, e ragioni commerciali giustificano tenere traccia di quello che vi e' stato chiesto.

Pero' ... servono sempre ?

Allora la risposta e' arrivata, fugace e spontanea: perche' non mettere in una cartella separata le email vecchie ?

Organizzare le email

Non c'e' solo la posta in arrivo, in uscita, le bozze, le inviate e lo spam. Potete crearne altre.

Una volta creata una casella "archivio 2007", potete entrare nella posta in arrivo e selezionare le email piu' vecchie. Poi trascinate quelle selezionate sopra la nuova cartella gia' creata.

Si sposteranno, e la casella di posta in arrivo sara' molto piu' leggera e gestibile.

Questo metodo funziona con il programma Outlook o, meglio, con Thunderbird che consiglio sempre (al link sotto indicato).

Conclusioni

Tutto qui ?

Se pensate che la vostra cartella principale deve essere la piu' veloce, guadagnerete molto tempo e erra' meno mal di testa.

A volte consigli cosi' brevi possono aiutare ad usare il computer molto meglio, pensando ai contenuti, non agli strumenti.

Con questo pensierino vi lascio: il computer e' un mezzo, non lasciamoci mai sopraffare ... dal mezzo !