Istruiti

Le forme di collaborazione in azienda sono molto varie.

Tutti coloro che lavorano alle dipendenze dell'azienda devono essere designati e mansionati.

Onde evitare equivoci, gli stessi obblighi sostanziali vi sono per i responsabili del trattamento: devono essere individuati e annotate le mansioni che svolgono.

Si noti che e' sempre il Titolare che decide come trattare i dati.

E' importante notare come la designazione e il mansionamento debbano coincidere con altre annotazioni scritte, per sapere:

• chi lavora
• da quando
• dove lavora
• con quali strumenti assegnati / autorizzati
• su quali dati
• per quali finalità
• fino a quando

Che comporta creare e cancellare email personali aziendali, tenendone nota, nelle modalità indicate nel lontano 2007 ma ancora attuali, da aggiornare con il gdpr: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1387522

Le mansioni non possono essere troppo generiche ma, contrariamente a quanto afferma il Garante, nemmeno eccessivamente specifiche perche' il lavoratore, che pur deve essere formato, non spegne per questo il cervello.

Casi di dipendenti che condividono vocali di clienti "imbranati" non devono avvenire comunque. Per evitare discussioni, va indicato nel masionario, ma non al punto da rendersi ridicoli in elenchi scomodi.

Soprattutto le misure organizzative, oltre che la formazione, impongono di sapere sempre a chi poter chiedere.

Per questo, di fatto, se l'azienda non organizza quanto deve per dare risposte interne coerenti e concordanti, risponde senza potersi mai rivalere sull'addetto.

Viene chiamato istruito per sottolineare che anche il tecnico che interviene in proprio sui computer deve aderire a mansioni e rendere conto dell'intervento.

Tutto questo, ai fini privacy, non deve provenire per forza dal titolare. Almeno uno dei due, ma in teoria dovrebbero entrambi (sarebbe sufficiente conservare le email) devono avere traccia di designazione, mansione, intervento e durata.