Il funzionamento e' semplice: tutti coloro che sono interessati a discutere di un certo tema possono iscriversi alla mailing list, di solito gratuitamente e leggere sulla propria casella di posta elettronica i messaggi che circolano. Scrivendo ad un indirizzo particolare i messaggi verranno inviati a tutti gli iscritti.

Viene anche chiamata semplicemente "lista".

Questo indirizzo non corrisponde ad un essere umano, ma ad un robot, talvolta chiamato majordomo dal software che lo gestisce e0 che si incarica di inviare il messaggio a tutti gli iscritti alla mailing list.

E' uno degli strumenti piu' interessanti di crescita e di informazione via internet, anche per stringere amicizie e collaborazioni.

Nelle mailing list esiste di norma un moderatore che guida le discussioni. Possono essere moderate preventivamente o successivamente all'invio. Il moderatore da sempre ha il potere di cancellare gli iscritti ad una lista e di comminare sanzioni quali la sospensione temporanea della lista.

Il rispetto della netiquette e il buon andamento delle discussioni sono determinanti nel successo di una lista.